CONCILIAÇÃO CONTÁBIL – CONTABILIDADE SEM INCORREÇÕES PARA EVITAR FRAUDES

Não basta que o Contador apenas evite os procedimentos elencados no item anterior para não se configurar fraude, deverá, também, manter em ordem a Contabilidade da empresa e para isso deverá conciliar a Contabilidade com os documentos e os diversos relatórios dos demais setores que dão suporte aos lançamentos contábeis, bem como elaborar planilhas, relatórios e composição dos saldos da contas contábeis, isto é, planilhas auxiliares que comprovem a correção dos saldos existentes na contabilidade.

Exemplo: Planilha de empréstimos bancários com os respectivos juros e atualizações, os quais estão em conformidade com a Contabilidade.

CONFERÊNCIA DO SALDO CONTÁBIL COM RELATÓRIOS AUXILIARES DA EMPRESA

Ao fazer a conciliação e a composição das contas patrimoniais e de resultado, o Contador deverá atentar para o seguinte:

a)      A conta Caixa deverá estar em conformidade com os Boletins de Caixa, caso os mesmos não sejam elaborados pela empresa, o Contador deverá examinar o Razão da conta Caixa para evitar lançamentos incorretos.

b)      Os extratos bancários devem ser conferidos com os lançamentos constantes no Razão Contábil, de forma que o saldo contábil consista no saldo do extrato bancário e respectivas conciliações.

c)       As contas de aplicações financeiras devem estar de acordo com os extratos bancários e com a respectiva planilha de apropriação das receitas financeiras.

d)     A conta de duplicatas a receber deve estar conciliada com o relatório de contas a receber. O Contador, a cada período ou fechamento de balanço, deverá solicitar ao financeiro da empresa a posição das duplicatas a receber naquela data, esse procedimento evita erros contábeis, por exemplo, o lançamento a maior de Receitas que proporciona o pagamento a maior de tributos (PIS, COFINS, IRPJ, CSSL, ICMS, Simples e outros).

A não conferência dos saldos consignados na Contabilidade com os saldos do Relatório de Contas a Receber, torna a Contabilidade sem consistência, inexata, sem merecer confiança. Na maioria das vezes, o setor de Contas a Receber não emite a cada final de mês o referido relatório e passando a data citada o sistema não retroage. É necessário haver comunicação entre os dois setores para combinarem os assuntos comuns, por mais que o relatório não do financeiro não “feche” com o Contábil, a Contabilidade fará a conciliação contábil e as diferenças conciliadas serão anotadas num formulário de Composição de Saldo.

Normalmente esta conta é representativa e, se não houver um relatório paralelo à Contabilidade, que confirme os saldos nela constantes, as contas desse grupo ficam sem confiança.

e)      As contas de Adiantamentos e outros créditos devem ser conciliadas no sentido de verificar pendências existentes de longa data, as quais não refletem a posição consignada no balancete, bem como atentar para a documentação suporte dos lançamentos contábeis, tais como: contratos, recibos, notas fiscais e outros.

A conciliação é procedida com suporte em relatórios do Setor Financeiro. Se o Financeiro não souber o motivo e a destinação dos valores, algo está errado nos saldos (ou no setor financeiro), no que tange a adiantamentos e as respectivas prestações de contas. Os adiantamentos salariais e empréstimos a empregados devem ser conciliados com os relatórios do Setor de Pessoal.

Os empréstimos e outras transações devem estar suportados por contratos e outros documentos hábeis.

f)       A conta de estoque deve estar conferindo obrigatoriamente com o total da posição do Inventário a cada trimestre (Lucro Real Trimestral) ou fechamento anual do balanço     (Lucro Real Anual, Lucro Presumido e Simples), se e a empresa apura o Imposto de Renda anual com suspensão ou redução, mês a mês deve manter um relatório de estoque não sendo necessário o registro no Livro de Inventário.

O Contador deve atentar para o preço unitário de cada mercadoria ou produto, podendo avaliar as mercadorias compradas para revenda pelo valor das últimas aquisições menos o ICMS. No caso de fabricação de produtos, a matéria-prima pode ser avaliada pelo preço das últimas aquisições menos o ICMS e IPI, os produtos acabados avaliados por 70% do maior preço de venda (sem deduzir o ICMS) e os produtos em elaboração avaliados por 56% do maior preço de venda (sem deduzir o ICMS).

g)      A conta de despesas antecipadas deve estar conciliada com as planilhas de rateio e com os documentos.

h)      Nas contas do Realizável a Longo Prazo, o Contador deve verificar se os lançamentos estão suportados por documentos hábeis e se não há lançamentos incorretos. Exemplo: se o pagamento do contrato de mútuo está suportado por recibo, contrato etc., bem assim, em planilhas de apropriação de encargos financeiros.

i)        Se investimentos relevantes, em coligadas ou controladas, estão avaliados pelo método da equivalência patrimonial; quando houver a obrigação solicitar o Balanço Patrimonial às empresas investidas para efetuar os lançamentos contábeis, lembrando que sobre o resultado positivo da equivalência patrimonial não incide tributação (IRPJ, CSSL, PIS, COFINS) e no caso de resultado negativo são indedutíveis para fins de IRPJ e CSSL.

j)        As contas do Imobilizado e Diferido devem estar de acordo com os controles patrimoniais da empresa. Caso tais controles sejam inexistentes o Contador deverá manter planilha comprovando as despesas de depreciação e amortização contabilizadas, bem como, através de visualização do Razão Contábil, verificar se estão corretos os lançamentos de aquisição do imobilizado e se nas vendas foram baixadas as depreciações e o custo contábil dos bens vendidos.

Sendo a Contabilidade uma ciência que controla o Patrimônio das empresas, faz-se necessário, no mínimo, uma relação com todos os bens da empresa (em forma de planilha), com o valor original de aquisição, sua depreciação e saldo residual, bem como, uma cópia dos respectivos documentos de aquisição.

k)      As contas de Fornecedores devem estar conciliadas com o relatório das contas a pagar ou o Setor Financeiro deve realizar uma composição de saldos de cada fornecedor com o objetivo de confrontar com a contabilidade.

O Contador poderá utilizar conta contábil distinta para os fornecedores mais representativos objetivando o controle contábil dessas contas. Esta conta obrigatoriamente deve estar de acordo com o relatório de contas e pagar e respectiva conciliação ou alternativamente a Contabilidade pode elaborar a composição de saldo de cada conta, na qual constem nome do fornecedor, duplicata e valor.

l)        Os tributos a pagar em dia devem conferir com o pagamento no mês seguinte, os tributos a pagar em atraso devem ser relacionados em planilhas à parte para contabilização dos juros e multas e posterior conferência com os saldos contábeis. Lembrando, ainda, que os tributos em atraso deverão estar em conformidade com os declarados na DCTF ou respectivas declarações (DIPJ, DACON, DIRF, etc.).

m)    Empréstimos e financiamentos devem ser conciliados com o contrato objetivando a contabilização dos juros e das atualizações pelo período de competência. O setor Financeiro ou a Contabilidade devem manter uma planilha de controle dos encargos cobrados, a qual servirá com suporte na contabilização dos encargos financeiros pelo regime de competência.

n)      Contas a pagar em dia devem estar conferindo com o(s) pagamento(s) no(s) mês(es) seguinte(s) ou manter planilha com composição de saldos.

o)      As Provisões de férias e 13º salário + encargos devem estar de acordo com relatório analítico por funcionários, fornecido pelo setor de Pessoal.

p)      As contas do Exigível a Longo Prazo devem ser verificadas com relação aos documentos suportes de movimentação no ano, a classificação superior a 12 meses após encerramento do balanço e planilhas subsidiárias.

q)      As contas do Patrimônio Líquido devem refletir o capital social de acordo com o contrato social e alterações, as realizações das reservas de reavaliação motivadas por vendas e depreciações de bens reavaliados e se as movimentações das demais contas, inclusive lucros/prejuízos acumulados estão corretos.

r)       As receitas devem ser conciliadas com o Livro de Apuração do ICMS, IPI ou do ISS, para evitar lançamentos a maior ou a menor, com conseqüências tributárias. Até porque em uma fiscalização o fiscal tem o direito de exigir tais livros.

s)       As despesas devem ser consistentes com relação à documentação suporte e à atividade da empresa, é importante que o Contador visualize, através do Razão Contábil, se não há distorções nos lançamentos contábeis das despesas ou classificação indevida.

Resumindo:

Conta Contábil	Conferida com
Caixa	Boletim de Caixa
Bancos	Extrato Bancário e conciliações
Aplicações Financeiras	Extrato de aplicação financeira e planilhas
Duplicatas a Receber	Relatório de Contas a Receber
Créditos a Receber	Contratos e planilhas
Impostos a recuperar	Livro de apuração Icms e IPI, DACON (PIS e COFINS), DIPJ (CSLL e IRPP), DCTF, PERDCOMP e respectivas planilhas de acompanhamento da utilização do Crédito
Adiantamentos	Relatório do Financeiro ou do  RH
Estoque	Livro de Inventário de Estoque, Relatórios Mensais do Setor de Estoque
Despesas a apropriar	Planilhas de apropriação
Realizável a Longo Prazo	Contratos e  planilhas
Permanente – investimentos	Balanço da empresa coligada ou controlada
Permanente – imobilizado	Sistema do Ativo Imobilizado, planilhas dos bens e planilhas de depreciação
Permanente – Diferido	Planilha ou sistema de controle e amortização
Fornecedores	Relatório do  setor do Contas a Pagar e conciliações
Empréstimos a pagar	Contratos e planilhas de apropriação de encargos
Tributos a recolher	Composição de saldos, recolhimento no mês subseqüente, DCTF, DACON e DIPJ
Salários a pagar	Folha de pagamento
Provisão de Férias e 13ºSalário	Respectivos relatórios fornecidos pelo RH
Outras contas a pagar	Relatório, planilha, composição de saldo e ou pagamento subseqüente
Exigível a Longo Prazo	Contratos e planilhas de apropriação de encargos
Patrimônio Líquido	Capital Social, e consistências dos lançamentos nas contas
Receitas	Livros Fiscais do ICMS, IPI ou ISS de saída de mercadorias/produtos
Despesas	Lançamentos baseados em documentos hábeis, Livro de Entrada de Mercadorias, etc.

                       

A Contabilidade deve estar sempre conferida (conciliada) com os relatórios e posições dos demais setores da empresa.

Por exemplo: a conta clientes deve estar conciliada com o relatório do Contas a Receber; a conta de fornecedores com  o relatório do Contas a Pagar e assim por diante. Esses relatórios devem ser enviados à Contabilidade ao final de cada mês para fins de conciliação.

O Contador, por sua vez, deve ter ciência dos saldos existentes no Balancete ou no Balanço Patrimonial.

Como vimos, a certeza de que os saldos contábeis estão corretos está na empresa e quanto mais houver o confronto dos relatórios de cada setor com a Contabilidade, maior será a precisão das informações contidas no Balanço Contábil da empresa.

Dessa forma, podemos dizer que a Contabilidade espelha realidade da empresa desobrigando os sócios, os administradores e o próprio contador de responderem com seus bens pessoais em questionamentos tributários, civis, comerciais, penais e criminais, provando que os mesmos não agiram de forma enganosa, lesiva ou com abuso de poderes perante  terceiros.

DOCUMENTAÇÃO CONTÁBIL HÁBIL

A Norma Brasileira de Contabilidade 2.2 – NBC 2.2, instituída pela Resolução CFC nº 597/95, dispõe sobre a documentação Contábil:

1. A documentação contábil compreende todos os documentos, livros, papéis, registros e outras peças, que apóiam ou compõem a escrituração contábil.
2. Documento Contábil, estrito-senso, é aquele que comprova os atos e fatos que originam lançamento(s) na escrituração contábil da entidade.
3. A documentação contábil é hábil quando revestida das características intrínsecas e extrínsecas essenciais, definida na legislação, na técnica contábil ou aceitas pelos “usos e costumes”.
4. A documentação contábil pode ser de origem interna, quando gerada pela própria Entidade, ou externa, quando proveniente de terceiros.
5. A Entidade é obrigada a manter em boa ordem a documentação contábil.

Assim definido a documentação contábil hábil, concluímos que as planilhas, relatórios de outros setores e as composições de saldos são documentos contábeis e devem ser mantidos com os demais documentos para fazerem prova a favor da empresa, dos sócios e do Contador, sobre a exatidão das Demonstrações Contábeis.
(...)Matéria editada em 23/02/2012, informações atualizadas no link abaixo.

Fonte: Obra - Blindagem Fiscal e Contábil