De quem é a obrigação de gerar o SPED Fiscal?

Artigo de Leandro Felizali*

08/08 - As exigências do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) ainda são motivo de dor de cabeça para muitas empresas. No início, a dificuldade era saber quais as empresas que deveriam se ajustar ao novo sistema e quais os prazos para evitar multas. Agora que os envolvidos já estão cientes da nova legislação fiscal, o estresse fica por conta do envio das informações. Quem tem a obrigação de gerar os arquivos e enviar para o fisco?

Com certeza, a obrigação é da empresa. Afinal, se as informações não estiverem corretas ou não forem entregues no prazo será a empresa que sofrerá as sanções. Para cumprir com esta obrigação fiscal corretamente é necessário contar com o auxílio da assessoria fiscal que para a grande maioria das empresas é o seu contador, e dos responsáveis pelo desenvolvimento dos sistemas de gestão das empresas.

As empresas de maior porte, que possuem sistemas de gestão integrados com abrangência fiscal e área fiscal interna, a solução tende a estar melhor encaminhada, pois as informações são de domínio da equipe interna. Entretanto, a maioria das empresas opera com sistemas não integrados e assessoria fiscal externa, geralmente em um escritório de contabilidade. E é nessa hora que surgem as divergências.

As softwares houses, geralmente, oferecem sistemas que controlam as operações de compra, venda, estoque e financeiro, mas não geram os arquivos em formato SPED. As contabilidades, por sua vez, em sua grande maioria possuem sistemas fiscais que geram os arquivos para oSPED, mas não possuem todas as informações necessárias ao SPED. E o pior, mesmo que assoftwares houses desenvolvam uma funcionalidade para gerar os arquivos em formato SPED, não conseguirão gerar o SPED de forma completa, pois há informações que são geradas no sistema fiscal da contabilidade. Ou seja, cria-se um impasse. A empresa cobra o contador, que não tem obrigação nem todos os dados, mas possui um sistema fiscal que gera SPED. O contador cobra a software house, que tem o restante dos dados, mas não pode entregar as informações para o fisco, porque precisa do fechamento fiscal feito pelo contador.

Para resolver essa ciranda, é conveniente dividir as atividades de acordo com os conhecimentos de cada um e, o principal, trabalhar em equipe com todos “remando” na mesma direção. Em resumo, temos três envolvidos: empresa, software house e contador.

Empresa: é a responsável pela entrega do SPED e, caso algo saia errado, será a única prejudicada com multas e sanções fiscais. É conveniente que estabeleça os contatos entre asoftware house e o contador e acompanhe os resultados, intermediando o processo para evitar desgastes entre as equipes. Outro ponto importante que precisa ficar claro para o empresário é que o SPED é uma “nova” obrigação fiscal. É comum que as softwares houses ou os contadores cobrem por esse “novo” serviço, pois é uma tarefa que exigirá a adequação do sistema e o acompanhamento da legislação com suas respectivas atualizações.

Software house: geralmente é quem controla as operações de compra, venda, estoque e financeiro da empresa, por isso é detentora de inúmeros dados necessários ao SPED. É conveniente que exporte essas informações para o sistema fiscal da contabilidade e, atualmente, o caminho mais conveniente é fazer isso através do próprio leiaute do SPED. Mas atenção, esseSPED não precisa estar completo, nem ser validado pelo “Programa Validador da Escrituração Fiscal Digital”, uma vez que o seu destino não será a Receita Federal e sim, simplesmente, o sistema fiscal do escritório de contabilidade. Esse SPED conterá as informações que o sistema de gestão da software house já armazena.

Contador: de forma geral, é o responsável pela apuração dos impostos através dos recursos de seu sistema fiscal. Devido à grande quantidade de informações necessárias ao SPED, vem se tornando inviável a digitação dos dados fornecidos pelas empresas e é nesse momento que o contador precisa do apoio da software house. Praticamente todos os sistemas fiscais do mercado permitem a importação de dados. O problema é que cada um oferecia seu próprio leiaute de importação, dificultando a integração entre os sistemas de gestão das empresas e os sistemas fiscais dos contadores. Com a obrigatoriedade do SPED ocorreu uma padronização no mercado e, hoje, a grande maioria dos sistemas fiscais importam informações através do leiauteSPED. Dessa forma, um bom caminho é que o contador importe as informações fiscais através desse padrão e, em seguida, faça a complementação necessária para apuração dos impostos através do seu sistema fiscal e, finalmente, a respectiva geração do arquivo SPED para a Receita Federal.

Em pelo menos uma coisa já há o consenso entre os três envolvidos, gerar o SPED de forma completa e correta não é uma tarefa simples. Pesquisas realizadas recentemente mostram que 96,3% dos entrevistados ainda necessitam investir mais recursos, profissionais e consultoria externa, para conseguir cumprir as obrigações exigidas pelo SPED. Outra pesquisa, ainda mais alarmante, mostra que 98% dos dados já enviados pelo SPED à Receita Federal não seguiram as regras da entidade, causando erros ou divergências de informações.

Bom, acho que é conveniente que a software house exporte as informações que armazena em seu sistema de gestão através do leiaute SPED e entregue esses arquivos para que o contador possa importá-los em seu sistema fiscal. Este, por sua vez, se encarregará de fechar a apuração dos impostos e gerar o SPED novamente, só que agora, de forma completa e correta para ser entregue ao fisco. Ao empresário caberá a responsabilidade de acompanhar esse processo e, claro, pagar a “nova” conta.

*Leandro Felizali, diretor da Vinco – empresa brasileira especializada na integração de sistemas e na migração de dados

Fonte: Diário do Comércio